La bibliothèque permet de conserver
des blocs en les stockant dans une palette, afin
de les garder constamment à l'écran. De cette façon, vous pouvez
les utiliser et les compléter, et cela
dans tous vos documents de travail.
Dans un premier temps, nous allons créer un fichier de travail comportant
un bloc texte et un bloc image. Ces blocs représenteront les éléments
(entrées) de la bibliothèque. Nous créerons ensuite la bibliothèque,
puis nous y inclurons des blocs à stocker.
Toutes les méthodologies suivantes
peuvent ne former qu'un seul et unique exercice.
La création du fichier composé de blocs texte et image:
Créez un nouveau projet 1. Créez-y un bloc de texte et un bloc
d'image; Dans celui-ci, importez une image via le menu Fichier /
Importer. Pour le moment, vous avez donc un premier fichier de travail
comportant deux blocs.
Ces blocs vont être les éléments que nous allons
stocker dans notre bibliothèque. De cette façon, dès
que nous aurons besoin d'un des blocs et cela même dans un
autre projet, il nous suffira d'aller les chercher dans la bibliothèque.
Création de la bibliothèque:
Allez dans le menu Fichier / Bibliothèque... Une fenêtre
nommée "Nouvelle
Bibliothèque" s'affiche. Elle vous permet de donner
un nom à votre future bibliothèque (dans la zone "Enreg.
sous")
et de l'enregistrer sur votre disque dur.
Nommez-la "Essai
biblio" et enregistrez-la sur
votre bureau (D).
Cliquez sur la case "Créer" en bas de la palette. Vous
avez probablement l'impression que rien ne s'est passé. En
fait, deux actions se sont déroulées. Vous devez déjà avoir à l'écran
une nouvelle palette nommée
"Essai biblio".
Il s'agit de votre bibliothèque sous forme de
palette. Pour le moment, notre bibliothèque est vide.
Si vous passez à présent sur le bureau du système, un
fichier également nommé Essai biblio vient d'être créé. Il s'agit
du fichier de travail Xpress, représentant votre bibliothèque. Cette
bibliothèque est un fichier à part entière qui est indépendant.
Stocker les éléments vers la bibliothèque
Sélectionnez votre outil de déplacement. Faîtes
un clic-maintient sur le bloc image de votre fichier de travail et
amenez-le dans la palette bibliothèque (nommée
"Essai bibio"). Votre curseur doit se modifier en
une paire de lunette.
Relâchez-y votre souris.
Une miniature du bloc image apparaît dans
la bibliothèque. Il s'agit d'un des éléments
qui font à présent
partis de votre bibliothèque.
À présent que vous savez stocker un élément dans votre
bibliothèque,
procédez de la même façon avec votre bloc texte. (Sélection
du bloc avec l'outil de déplacement,
clic-maintient puis déplacement/relâchement
dans la bibliothèque. Vous aurez ainsi deux entrées
dans votre bibliothèque).
Utilisation d'une bibliothèque déjà existante
Fermez tous les documents précédents (palette de bibliothèque comprise).
Ouvrez un nouveau projet de travail.
Nous allons ouvrir les bibliothèques via le bureau du système.
Pour ouvrir la bibliothèque
que vous avez créé,
repérez son icône
sur le bureau (les livres de couleurs). Faites un double-clic sur
son fichier.
Dès que vous double-cliquez sur l'icône de bibliothèque, vous ouvrez
sa palette dans Xpress.
Dans la bibliothèque, faîtes un clic-maintient sur la miniature
affichant l'image et amenez-la jusqu'à votre document de travail.
Relâchez-y votre souris. L'image s'affiche à présent dans votre
fichier de travail.
Nommer une entrée
Dans la bibliothèque, double-cliquez sur une miniature.
Une fenêtre
apparaît. Dans la zone "Étiquette", tapez
un nom qui représente l'entrée
(par exemple "image"). Cliquez sur OK.
Dans la bibliothèque, vous retrouvez la liste des noms donnés aux
entrées dans le menu local déroulant " Toutes". Faîtes un clic-maintient
dans ce menu. La liste affiche le nom Image (noms donnés
aux entrées).
Double-cliquez maintenant sur votre miniature de texte. La fenêtre
d'étiquette apparaît. À droite de la zone de nom, vous trouvez une
case vous permettant de classer vos entrées.
Si vous n'aviez aucune
entrée dans la bibliothèque, cette case ne serait pas
accessible. Il faut au minimum une entrée pour afficher ce
menu local.
Vous pourrez classer vos blocs dans les différentes étiquettes
crées
au fur et à mesure de votre travail. Lorsque vous cliquerez
sur OK, et que vous retournez dans la bibliothèque, les entrées
seront classées
dans les affectations que vous aurez déterminées.
Si vous laissez l'option "Toutes", aucun classement n'est
effectué et toutes les entrées sont
affichées en même temps.
Supprimer une entrée
Pour supprimer une entrée dans la bibliothèque, il vous
suffit de faire un clic sur une miniature et de la supprimer au moyen
de votre touche d'effacement Backspace.
LES LIVRES
Lorsque vous ouvrez un livre, vous pouvez vous rendre compte que celui-ci
est découpé en chapitres qui contiennent différents éléments
(texte, images, filets).
Sous Xpress, vous pouvez créez un livre qui réunira
divers fichiers, que vous aurez déjà créez. Vous
intégrerez
donc à un document principal le livre, d'autres fichiers également
créés sur Xpress. Les fichiers incorporés à un
livre sont nommés les chapitres.
Comme précédemment, les méthodologies suivantes
peuvent ne former qu'un seul et unique exercice.
La création du fichier (chapitre) qui composera le livre:
Créez
un nouveau projet 1 ayant un bloc de texte automatique.
Dans ce bloc de texte automatique, importez un texte long, qui s'étale
au moins sur deux pages ou trois pages (ou créez trois pages
et tapez-y du texte). Ce sera plus utile pour comprendre la notion
de chapitres et pages contenus dans un livre.
Nommez-le "Chapitre 1". Enregistrer votre fichier sur
le bureau (D).
Pour intégrer
un chapitre à un livre, vous n'êtes pas
obligé de garder
ce document ouvert.
La création du livre
Allez dans le menu Fichier / Livre... Une fenêtre
nommée "Nouveau livre " s'affiche.
Elle vous permet de donner un nom à votre futur livre
(dans la zone "Enreg. sous") et de l'enregistrer sur votre
disque dur.
Nommez-la "Essai livre " et enregistrez-la sur votre bureau
(D).
Cliquez sur la case "Créer" en bas de la palette.
Vous avez probablement l'impression que rien ne s'est passé.
En fait, deux actions se sont déroulées. Vous devez
déjà avoir à l'écran une nouvelle palette
nommée "Essai
livre".
Il s'agit de votre livre sous forme de palette. Pour le moment,
notre livre est vide. Il ne contient pas encore de chapitre.
Si vous passez à présent sur le bureau du système, un
fichier également nommé "Essai livre" vient d'être
créé.
Il s'agit du fichier de travail Xpress, représentant votre livre.
Ce livre est un fichier à part entière, qui est
indépendant.
Dans la palette qui s'affiche, vous ne devez voir pour l'instant
qu'une seule icône non-grisée. C'est la première,
qui permet d'incorporer des fichiers dans le livre. Cliquez dessus.
Une fenêtre s'ouvre,
vous demandant de spécifier où se trouve le chapitre (ou fichier)
à inclure au livre. Sélectionnez le fichier "Chapitre 1" qui se trouve
sur le bureau. Cliquez sur la case Ajouter en bas de la fenêtre.
Votre palette affiche à présent le fichier Chapitre 1 précédemment
créé. En regardant de plus près la palette, vous pouvez voir à gauche
du nom Chapitre, un M. Cette lettre vous indique que le document
incorporé est le document débutant le livre.
Notre fichier Chapitre 1 était constitué de trois pages,
on les retrouve dans la colonne Pages.
L'état affiche le statut du fichier incorporé:
-
Disponible, s'il peut être ouvert.
-
Ouvert, s'il est ouvert.
- Utilisateur, s'il est partagé entre plusieurs utilisateurs.
- Modifié,
si le fichier
a été dernièrement modifié indépendamment
du livre.
- Manquant, s'il n'apparaît
pas dans le livre.
Une nouvelle icône de palette est disponible et permet d'imprimer
le chapitre sélectionné.
Pour afficher le chapitre du livre, double-cliquez sur le fichier
incorporé, dans la palette "Essai livre". Votre fichier de travail
apparaît à l'écran.
Ajouter un second chapitre au livre
La fonction de chapitre ne s'arrête pas à l'incorporation
d'un seul fichier. Vous pouvez sélectionner de nouveaux chapitres à insérer
dans un livre. Comme nous l'avons vu plus haut, il vous suffit de cliquer
sur la première icône dans la palette pour insérer
un chapitre.
Vous pouvez également appuyer
sur la touche Ctrl de votre clavier puis faire un
clic sur le nom du premier fichier incorporé. Un menu local s'affichera
vous montrant la commande " Ajouter un chapitre".
Dans
la fenêtre qui s'affichera, vous devrez toujours spécifier l'endroit
sur le disque dur où se trouve le chapitre à insérer. Après avoir sélectionné
deux chapitres, votre palette se présentera sous cette forme:
Dans la palette, on peut voir que le livre contient bien deux chapitres.
Comme les chapitres se suivent, vous pouvez remarquer que notre fichier
"Chapitre 2" (qui ne contient que deux pages) se trouve numéroté de
4 à 5. La numérotation est automatique
et suit le fichier considéré comme le début du livre (icône M, fichier
Chapitre 1).
Modifier le fichier devant être considéré comme
le début du livre
Faites un clic sur le fichier devant être considéré
comme le début du livre. Il apparaîtra sur fond bleu.
Cliquez
à gauche du nom du fichier (dans la colonne qui contiendra le
M).
Le fichier sélectionné s'affiche à présent en gras et contient
le M de début de livre.
Une nouvelle icône est disponible dans la palette. Il s'agit
de la seconde icône qui affiche une flèche. Elle permet
de déplacer un fichier
au-dessus d'un autre. De cette façon, vous pouvez réorganiser
tous les fichiers de travail. Si vous sélectionnez le premier
chapitre, ce sera la troisième icône qui s'affichera pour
descendre le fichier Chapitre 1 sous le second, Chapitre 2.
La dernière icône de la palette permet de supprimer un
chapitre du livre. Pour cela, assurez-vous que ledit fichier n'est
pas ouvert.
Une fois sélectionné dans la palette au moyen d'un simple clic (bleu),
faîtes un clic sur la corbeille.
Un message vous demandera si vous souhaitez réellement supprimer le chapitre
du libre. Cliquez sur OK pour accepter.
Synchroniser les chapitres
L'avant dernière icône de la palette permet d'associer
aux différents
chapitres, les feuilles de style, couleurs, listes et filets de façon
à les rendre communs à tous les chapitres.
Pour faire
apparaître l'icône de synchronisation, vous devez d'abord sélectionner
le chapitre qui n'est pas affiché en gras. Faîtes
un clic sur l'icône
et vous verrez apparaître cette fenêtre :
Cliquez dans la partie gauche de la fenêtre; vous
choisissez les attributs et feuilles de style, couleur... Lorsque
vous cliquez dans les grands thèmes de la partie gauche, vous pouvez
voir s'afficher dans la zone "Disponible", les options à ajouter.
Sélectionnez une option dans cette partie et cliquez sur
la première
flèche noire (celle qui pointe vers la partie "Inclure").
Vous pouvez également choisir de synchroniser tous les éléments
(feuilles de style, couleurs, C&J, listes filets) en une seule fois,
en cliquant sur la case "Tout synchroniser" en bas de la palette.
Cliquez sur OK une fois votre sélection effectuée.
L'INDEX
L'index est une liste de mots et phrases qui sont classés
suivant l'ordre alphabétique. Pour créer un index, nous
allons utiliser des mots que nous aurons tapé dans un paragraphe.
Ces mots seront alors insérés dans l'index et en représenteront les
entrées. À chaque mot,
sera associé un numéro de page
qui le contient.
Nous allons devoir apprendre à créer les entrées
que contiendra l'index et seulement ensuite, nous créerons l'index
lui-même.
Insérer un mot dans un index
Commencez par créer un nouveau projet composé d'un bloc de texte
automatique. Tapez-y un texte.
Affichez votre palette
d'index, en allant dans le menu Écran / Afficher l'index.
Si vous sélectionnez un mot dans le bloc, celui-ci sera
automatiquement reporté dans la palette Index. Dans notre
exemple, nous avons sélectionné
le mot "rechercher" et celui-ci s'affiche alors dans la
palette, dans la zone nommée "Texte". Nous avons
sélectionné
un mot mais vous pourriez également sélectionner une
phrase entière.
Au bas de la palette à gauche, vous pouvez
visualiser trois icônes. La première icône (Ajouter)
va vous permettre d'insérer
le mot/phrase qui
se trouve dans la zone nommée "Texte". Faîtes
un clic dessus. Il doit à présent apparaître
dans la zone nommée "Entrées" du bas de
la palette. Dans votre document, le mot sélectionné apparaît entre
des crochets rouges.
Votre mot a été indexé à partir de
votre document. Celui-ci est composé de plusieurs pages. Il
est possible de visualiser le numéro
de la page à partir de laquelle, le mot a été indexé.
Cliquez sur l'encoche blanche à gauche du mot "Recherche" (dans
la zone Entrées). En dessous du mot, vous verrez affiché le
numéro de la page qui contient
le mot indexé.
Pour insérer un nouveau mot dans l'index, il vous suffit donc de
le sélectionner dans le document et de cliquer sur l'icône d'insertion.
Tous les mots seront reclassés par ordre alphabétique dans la liste.
Pour le moment, nous avons créé des entrées qui se trouvent toutes
au même niveau hiérarchique. Nous allons voir à présent comment modifier
les entrées de façon à organiser les mots d'un index.
Hiérarchie des entrées
Les entrées peuvent être
classées suivant quatre
niveaux. Vous obtiendrez donc un retrait au sein même de l'index.
Le premier niveau pouvant
être considéré comme une première grande partie
qui pourra afficher à son tour des sous-niveaux.
Imaginons que l'on cherche à créer l'index d'un
livre. Éventuellement, ouvrez l'index d'un livre papier pour
mieux visualiser la notion de hiérarchie d'une liste d'index.
Dans celui-ci, sera créé une
liste de mots apparaîtront sous les grandes lettres de l'alphabet.
On pourra trouver
sous la lettre T:
Ici, nous avons un premier
niveau (Transformation). Ce premier niveau comporte un sous-niveau
pour le thème
"transformation manuelle" et encore un sous niveau pour
la transformation répartie. On pourra ainsi créer jusqu'à quatre
niveaux différents
dans l'index.
Pour cet exercice, nous partons du principe que vous avez déjà créé
au moins une première entrée d'index (voir l'exercice
précédent). La
première entrée est toujours de premier niveau. Nous allons
donc créer
un second niveau hiérarchique au sein de l'index puis un troisième
niveau.
Méthodologie
Une fois la première entrée créée,
vous devez voir votre mot apparaître dans la zone nommée "Entrée" en
bas de la palette. Vous avez donc déjà une entrée
dans l'index.
Sélectionnez un nouveau mot dans votre document. Ne le
rajoutez pas encore dans l'index. Si vous ne le sélectionnez
pas, la commande dont nous avons besoin ne s'affichera pas dans la
palette d'index.
Allez dans la palette d'index (menu Écran) et visualisez le menu
local déroulant
nommé "Niveau".
Dès
que vous sélectionnez un deuxième mot dans le document,
la palette vous permet de l'intégrer suivant une hiérarchie particulière.
Soit votre mot sera de premier
niveau comme le précédemment, soit votre mot dépendra
d'un mot déjà
intégré à la liste et sera donc placé en
second niveau. C'est cette position qui nous intéresse.
Si vous
n'avez qu'un niveau, seul le second sera disponible. Une fois
que vous aurez créé un second niveau, le troisième
sera alors sélectionnable.
Lorsque vous aurez un troisième niveau, le quatrième
sera disponible.
Dans le menu Niveau, sélectionnez la commande Deuxième niveau
(numéro 1 de l'exemple ci-dessous ).
Cliquez sur l'icône "Ajouter" de la palette (la première icône
en bas de la palette, n°2). Votre entrée doit apparaître avec un
léger décalage
par rapport au premier mot de l'index (n°3).
C'est cet affichage
qui permet de visualiser une hiérarchie particulière.
Vous devez toujours garder en mémoire que vous devez d'abord sélectionner
un mot, puis le niveau et enfin vous pourrez l'insérer
à l'index.
Gardez cet index car nous allons continuer à travailler avec.
Niveau d'indentation
Vous avez à présent deux entrées de plusieurs
niveaux. Visualisez la flèche noire se trouvant à gauche
du nom Recherche. Cette flèche vous indique à quel
mot est liée une
entrée de sous-niveau.
On reconnaît qu'un mot est lié à un autre grâce à la
flèche noire située à gauche du nom des entrées
d'une liste; le mot "recherche" qui comporte la flèche
noire est le niveau supérieur de l'entrée
Présentation" (sous-niveau).
Création du troisième niveau
Dans la palette d'index, vous pouvez voir la flèche placée à un
niveau supérieur. Ici, il se situe à gauche du mot
Recherche. Faîtes
à présent un clic à gauche de l'encoche blanche
du mot Présentation
( second niveau). La flèche noire doit maintenant être
placée à
gauche de cette entrée. Vous avez ainsi déterminé à quel
niveau sera relié le prochain mot. Nous nous trouvons
maintenant à un second niveau dans l'index.
Sélectionnez un nouveau mot dans votre document.
Dans le menu local déroulant "Niveau" de la palette Index, sélectionnez
la commande Troisième niveau.
Cliquez sur l'icône "Ajouter" de la palette (la
première icône). Votre entrée doit apparaître
avec un léger
décalage
par rapport à son niveau supérieur. Le mot
est une entrée de troisième niveau.
Pour créer un
quatrième niveau, vous devrez donc commencer par faire un
clic à
gauche de l'entrée placée en troisième niveau
(flèche noire à droite
du mot "Introduction"), de sélectionner un mot dans
le document, de choisir "quatrième niveau" dans le menu
local déroulant "niveau"
de la palette puis de cliquer sur l'icône Ajouter.
Dans cet exercice, nous avons réalisé les imbrications pas à pas
et avec quelques entrées seulement. N'oubliez pas que lorsque
vous voudrez insérer une entrée de deuxième niveau à une
entrée, vous devrez
toujours sélectionner le niveau supérieur auquel sera
attaché une sous-entrée.
Dans la palette, le mot de premier niveau apparaîtra alors en
bleu. Il suffit de cliquer sur l'entrée pour la sélectionner
(affichage en bleu). Par défaut et si vous ne définissez
pas un niveau supérieur,
l'entrée de sous niveau sera placée sous la première
entrée de premier
niveau rencontré (ici, fichier).
Changer le niveau d'une entrée (deuxième vers premier)
Si vous avez placé une entrée en second niveau et que vous souhaitiez
la replacer au premier niveau, vous pourrez utiliser
le crayon.
Créez une entrée de premier niveau puis une entrée de deuxième
niveau.
Faîtes un clic sur le nom de l'entrée de deuxième
niveau. Celle-ci doit apparaître sur fond bleu.
Cliquez sur l'icône du crayon de la palette (2). Votre zone
nommée Texte apparaît en bleu.
Changer dans le niveau de l'entrée, en allant dans le menu local
déroulant "Niveau". Sélectionnez Premier niveau.
Cliquez à nouveau sur le crayon pour mettre à jour la modification.
Votre entrée repasse alors en premier niveau.
Changer le nom d'une entrée
Commencez par faire un clic sur le nom d'une entrée. Celle-ci
doit apparaître sur fond bleu (1).
Cliquez sur l'icône du crayon de la palette (2). Votre zone
nommée Texte apparaît en bleu (3). Vous pourrez également
double-cliquer sur nom d'une entrée (1).
Vous pouvez à présent modifier le nom de votre entrée
dans cette zone.
Cliquez à nouveau sur votre crayon pour mettre à jour
votre entrée. Votre mot est maintenant modifié dans
la zone "Texte".
Vous pouvez de donner un nom différent que celui affiché dans
la zone Entrées. Si vous utilisez des chiffres pour une date
et que vous souhaitiez qu'elle soit classée dans
l'index sous fa forme alphabétique, vous pouvez indiquer un
substitut à l'entrée.
Commencez par faire un clic sur le nom d'une entrée. L'entrée
doit apparaître sur fond bleu.
Cliquez sur l'icône du crayon de la palette. Votre zone nommée
Texte apparaît en bleu.
Vous pouvez à présent modifier le nom de votre entrée
dans la zone "Classer comme". Dans notre exemple, notre
entrée "2004" numérique, devra s'afficher
sous forme de lettres dans l'index.
Cliquez à nouveau sur votre crayon pour mettre à jour
votre entrée.
Votre mot est maintenant modifié, dans la zone "Entrées".
Si vous avez plusieurs mots dans votre liste, vous verrez que l'entrée "2004" sera
classée
en fonction de la lettre D (première lettre du mot de la zone "Classer
comme".
Si vous ne choisissez pas un autre classement, l'entrée "2004" serait
alors placée en début de liste.
Supprimer une entrée
Vous pouvez supprimer définitivement une entrée d'index, à partir
de sa palette.
Pour supprimer l'entrée d'un index, il vous suffit de sélectionner
son nom dans la zone "Entrées" de la palette puis
de cliquer sur la corbeille. Un message de confirmation vous demande
si vous souhaitez réellement supprimer cette entrée.
Cliquez sur Ok. L'entrée
disparaît de la liste.
Attention ! Si vous supprimez une entrée de premier niveau
qui comporte des sous-entrées, celles-ci disparaîtront de la
liste également.
Générer l'index
À ce stade, nous n'avons
pas encore créé l'index. Nous avons
juste travaillé les différents mots qui le composeront.
Nous utiliserons à présent, les différentes
entrées
placées
dans la palette Index.
Pour mieux visualiser les différents affichages présentés
lors de la création de l'index, faîtes en sorte d'avoir
plusieurs niveaux d'entrées.
Comme vous pouvez le remarquer, l'entrée nommée "Caractéristique" est
de premier niveau et comporte deux entrées de deuxième
niveau (Fichier et Vectoriel) qui sont donc en retrait.
Vous avez également
une seconde entrée de premier niveau nommée "Présentation" qui
comporte une entrée de deuxième niveau nommée "Animation".
Pour générer l'index, après avoir inséré les
entrées,
allez dans le menu
Utilitaire / Générer un index. Une fenêtre
de paramétrages s'ouvre:
C'est à partir de cette fenêtre que vous allez créer
votre index. Vous allez devoir y choisir un certain nombre de paramètres
qui changeront l'affichage et l'organisation de l'index.
Lorsque vous aurez changé les options de cette fenêtre, votre index
sera créé sur une nouvelle page à la fin de votre
document. Affichez votre palette de disposition de page pour bien voir
cette nouvelle page créée.
Format d'index imbriqué et continu
En haut de la fenêtre, vous pouvez faire en sorte que votre
index s'affiche sous forme d'une liste d'entrées placées
les unes sous les autres (Imbriqué) ou sur
une seule ligne (Continu).
Nous allons utiliser ces entrées de la palette index pour
générer
deux index. L'un aura un format imbriqué et l'autre un format continu.
Dans l'exemple suivant, vous pouvez voir la création
d'un index au formatImbriqué.
Toutes les entrées et leurs sous-entrées sont placées
les unes sous les autres.
Dans l'exemple suivant, vous pouvez voir la création d'un
index au formatContinu.
Ici, on peut voir que les entrées et leurs sous-entrées s'affichent
sur une seule et même ligne.
Méthodologie (index imbriqué)
Les deux méthodologies suivantes peuvent être réalisées en un même
exercice.
Une fois les entrées placées dans la palette d'index,
allez dans le menu Utilitaires / Générer un index.
En haut
de la fenêtre qui s'ouvre, cochez le bouton "Imbriqué" puis cliquez
sur la case OK.
Une nouvelle page vient d'être ajoutée à la fin
de votre document.
Il s'agit de votre page d'index. Double-cliquez sur cette dernière
dans la palette de disposition pour afficher son contenu. Vous
y retrouverez la liste d'entrées d'index. En choisissant
la liste sous forme imbriquée, vous demandez à avoir un
affichage sous forme de liste.
Méthodologie (remplacement d'index et index continu)
Retournez
à présent dans votre menu Utilitaires / Générer un index. Dans
la fenêtre qui s'ouvre, vous trouverez le bouton " Remplacer index
existant". En cochant ce bouton, vous faites en sorte de re-créer un nouvel
index qui remplacera le précédent. Le nouvel index
viendra "écraser" l'ancien, toujours sur la dernière page du document.
Si vous ne cochez pas cette case, une nouvelle page d'index sera
créée
après
la dernière (donc votre précédent index). Cette
nouvelle page contiendra votre nouvel index. Dans notre exemple suivant,
nous cochons ce bouton pour remplacer le précédent
index. Laissez cette case cochée si vous souhaitez effectuer des
essais; de cette façon, votre index sera juste remis à jour à chaque
changement dans la fenêtre "générer index".
En haut de la fenêtre qui s'ouvre, cochez le bouton "Continu" puis
cliquez sur la case OK.
Dans la page d'index qui a été déjà créée
(la dernière page du
document), vous trouverez cette fois-ci un affichage
sous forme de ligne. Le
premier niveau s'affiche sur une ligne avec ses sous-niveaux
puis en dessous, un nouveau premier niveau avec
ses sous-niveau est créé.
En-tête d'index
Comme vous avez remarqué lorsque vous ouvrez un index, les
entrées
sont classées suivant l'alphabet. Pour mieux classer les mots
de l'index, vous avez la possibilité d'afficher un en-tête qui
sera la première lettre utilisée par les entrées.
Avant chaque entrée dans l'index, vous trouverez une grande
lettre suivie de la liste de mots.
À partir de la palette d'index et de ses entrées (exemple
de gauche), nous obtenons donc le résultat de droite. Sous les
grandes lettres de l'alphabet, sont classées les entrées.
Méthodologie
Créez plusieurs entrées d'index.
Allez dans le menu Utilitaires / Générer un index.
Dans la fenêtre
qui s'affiche, cochez la case "Ajouter lettres d'en-tête".
Nous mettons volontairement de côté les options de feuilles
de style que nous aborderons dans le chapitre suivant dans ce cours
Cliquez sur la case OK. Votre index apparaît à présent avec une
lettre d'en-tête permettant une plus grande lisibilité au sein de
l'index.
Il arrive, lors de la création d'en-tête, que l'on retrouve
des résultats
pour le moins... douteux
Vérifieztoujours les
entrées, une fois votre en-tête créé dans l'index.
Feuille de style appliquée à l'index
Vous aurez la possibilité d'associer à votre
index (en-tête mais aussi entrées) une feuille de style
de paragraphe / caractère particulière.
Un index affichera par exemple, une lettre d'en-tête ayant style
gras, ayant d'un filet, en couleur... À vous
de créer le style qui vous convient.
Outre le fait que vous pourrez attribuer un style à votre en-tête,
vous pourrez également associé une feuille de style à chaque
niveau d'entrée préalablement créé. Ainsi,
si vous avez besoin d'appliquer un retrait éventuel à un
niveau précis,
celui-ci se verra changé automatiquement et cela au sein même
de l'index lorsque vous le générerez. Vous y gagnerez
en lisibilité.
Comme vous pouvez le voir dans le précédent exemple,
pour afficher une liste d'index plus cohérente
entre les entrées de premier niveau et second niveau, nous avons
placé un retrait. Grâce aux feuilles de style, vous
pourrez affecter des attributs à des niveaux (dans le second
exemple, un retrait à gauche est appliqué aux entrées
de deuxième
niveau) de façon à les décaler par rapport à leur
niveau supérieur.
Si vous n'avez jamais créé de feuilles de style (ou
que vous ne savez pas à quoi cela sert), allez dans la partie
VI de ce cours (remontez en haut de la fenêtre).
Dans l'exercice suivant, nous créerons la feuille de style
simple comportant un retrait à gauche, que nous appliquerons à
un niveau d'entrée d'index (deuxième). Vous devrez donc
déjà avoir créé
les entrées d'index ayant au moins un premier et de second niveaux.
Ne cherchez pas encore à générer l'index. Nous
passerons par cette
étape dans l'exercice.
Toute la méthodologie suivante peut être réalisée en
un seul et même
exercice.
Création de la feuille de style
Allez dans le menu Édition / Feuille de Style. Lorsque l'on
a déjà créé un index, la fenêtre
qui s'affiche se nomme Feuille de style pour Index. Ici,
nous allons choisir de modifier un attribut de paragraphe
(retrait à gauche).
Le plus simple sera encore
de dupliquer la feuille de style de paragraphe par défaut
nommée Normale
(celle avec le pied de mouche.
Sélectionnez-la dans la fenêtre et cliquez sur la
case Dupliquer. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez un
nom pour votre feuille de style. Nous l'avons nommé "Retrait
Gauche 5mm".
Cliquez sur l'onglet Format en haut de la fenêtre. Dans les
paramètres qui s'affichent, inscrivez dans la zone Retrait gauche
: 5mm.
Cliquez sur OK. Vous aurez à présent trois feuilles de style (deux
par défaut et la nouvelle créée)
Cliquez sur Enregistrer. La feuille de style de paragraphe est
créée.
Générer l'index
Allez dans le menu Utilitaires / Générer un index.
Dans
la fenêtre qui s'ouvre, choisissez de créer un index
Imbriqué. En
effet, si vous ne choisissez pas un affichage sous forme de liste,
vous ne pourrez pas appliquer votre feuille de style de paragraphe
(disparition des options du bas de la fenêtre).
Vous pouvez voir
en bas dans la partie "Styles des niveaux", des menus locaux
déroulant.
Ils vous permettent d'associer une feuille de style à un
niveau particulier.
Comme vous pouvez le voir,
chacun des niveaux peut accepter une feuille de style. Éventuellement,
il serait possible de créer un retrait plus grand (de 10mm)
pour le troisième niveau.
Comme nous souhaitons faire en sorte que notre deuxième niveau
s'affiche avec un retrait, nous allons lui associer notre feuille
de style précédemment créée. De cette façon,
dès la que l'index sera généré, la feuille
de style appliquera un retrait sur tous les seconds niveaux.
Entrez dans le menu local déroulant du deuxième
niveau. Vous allez y retrouver les styles disponibles, dont le nôtre
nommé "Retrait
gauche 5mm". Sélectionnez-le.
Cliquez sur OK. L'index va être alors généré.
Ouvrez votre palette de disposition de page et affichez la dernière
page (l'index). Vous devrez voir clairement que vos entrées de deuxième
niveau (ici les mots Doc, Flash, player, PSD) affichent un retrait
par rapport à leur niveau supérieur.
Dans l'exercice précédent, nous avons donc appliqué une
feuille de style à une entrée mais il vous sera possible
de faire de même avec
les en-tête de l'index. Dans notre exemple,
nous allons demander à placer les en-tête avec le
retrait et la retirer du deuxième niveau.
Retournez dans le menu Utilitaires / Générer un index.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez le bouton " Ajouter
lettre d'en-tête". Dans le menu local "Style" qui s'affiche, choisissez
la feuille de style que nous avons précédemment créée.
Retournez dans le menu local déroulant de deuxième niveau et choisissez
le style par défaut Normal.
Cliquez sur OK.
Rappelez-vous que l'index est une page qui vient
se placer à la fin du document. Dans la fenêtre "générer
un index", vous pouvez voir une zone nommée Maquette.
Comme notre document de travail comporte un bloc de texte automatique
et que nous avons travaillé depuis le début sur la page étant
basée
sur la maquette A, celle-ci s'affiche dans la zone Maquette de la fenêtre
"Généré un index".
Mode Étendue et renvoi
Nous avons créé des entrées simples, mais vous
avez la possibilité
de faire en sorte qu'une entrée d'index renvoie vers un autre
terme. Pour créer des renvois, nous allons travailler à partir
de la palette Index.
Visualisez le menu local déroulant nommé Étendue. Pour le moment,
nous avons travaillé à partir de l'option Début de sélection. Cette
commande permettait de ne prendre en compte que le premier mot comme
entrée d'index. Dans ce menu, vous pourrez sélectionner de nouvelles
options en fonction de votre sélection au sein du texte.
Nous allons créer un renvoi d'une entrée vers un
autre mot. Dans l'exemple ci-dessous, lorsque l'on voit PAO dans l'index,
à côté un message "Voir aussi" indique
un renvoi vers un autre terme (publication assistée par ordinateur).
Attention cependant, cette option de renvoi n'affiche pas le numéro
de la page.
Méthodologie
Créez un nouveau document comportant un bloc de texte automatique
et tapez-y les mots Publication assistée par ordinateur. Sélectionnez-le
avec votre outil de modification.
Ouvrez votre palette d'index. Dans le menu local déroulant "Étendu",
sélectionnez la commande Renvoi. Un menu local secondaire apparaît
en dessous. Il se nomme "Voir".
Dans ce menu, vous pouvez choisir le terme qui suivra l'entrée.
Dans notre exemple précédent, entre l'entrée
et son renvoi, on voit bien les mots "Voir aussi" apparaître.
Sélectionnez un terme dans
le menu local déroulant.
Dans la case à droite du menu local "Voir", vous devez taper le
texte qui correspondra au renvoi (PAO).
Tapez sur votre touche entrée ou retour. À partir du moment ou
vous avez créé un renvoi, celui-ci apparaît sous son mot d'entrée
dans la zone Entrées. Il vous suffit de cliquer sur sa flèche blanche
pour afficher le
mot utilisé en renvoi.
Allez dans le menu Utilitaires / Générer un index. Choisissez les
options qui vous conviennent dans cette fenêtre et cliquez sur OK.
L'index généré sur la dernière page du document, affiche à présent
votre mot ainsi que son renvoi.
Inverser les noms d'entrées
Vous avez la possibilité d'inverser les mots d'une entrée
lors de l'insertion vers l'index. Imaginons que vous ayez créé une
entrée composée
de plusieurs mots. Dans notre document, nous tapons les mots "Alde
MANUCE" mais nous souhaitons que cet ordre soit inversé.
Vous n'êtes
pas obligé de ressaisir vos mots lors de l'insertion vers l'index.
Il vous suffit d'appuyer sur votre touche(PC
Alt) pour inverser la sélection.
Dans un nouveau document comportant un bloc de texte automatique,
tapez-y les mots Alde MANUCE (pour les plus curieux, allez regarder
dans votre dictionnaire qui était-ce ..).. Sélectionnez
les mots avec votre outil de modification.
Ouvrez votre palette index.
Appuyez sur votre touche(Alt).
Dans notre palette index, lorsque vous appuyez sur cette touche,
vous pouvez voir les icônes "Ajouter, Tout ajouter et Rechercher"
changer d'aspect. La touche permet d'inverser l'ordre des mots insérés.
Restez appuyé sur la touche.
Cliquez sur l'icône Ajouter. Vos mots doivent être insérés dans
la zone Entrées mais en étant inversés. Vous devez donc voir apparaître
les mots "MANUCE, Alde".
Préférences d'index
Vous avez déjà
vu que votre index place des ponctuations automatiquement (espaces
entre les noms d'entrées et renvois de page). Vous pourrez
vous même
placer d'autres signes de ponctuation, en allant dans le menu Quark
/ Préférences / Application / Index (PC, Édition
/ Préférences / Index), vous pourrez définir un
certain nombre de paramètres d'affichage de l'index.
Vous pouvez voir que l'index affiche d'un côté l'entrée (un mot) et
de l'autre, un renvoi de page. Vous pourrez changer la ponctuation
ou l'affichage entre ces deux parties.
La commande "Couleur" change la couleur
des crochets placés dans votre document, pour préciser
le mot servant comme entrée d'index.
La commande "Après entrée" permet
de placer une ponctuation ou autre entre l'entrée la page.
La commande "Entre numéros de page" permet
de placer une ponctuation entre plusieurs pages.
La commande "Entre
série de page" permet de placer
une ponctuation entre une plage de page.
La commande "Avant renvoi " permet de placer
une ponctuation entre une entrée et un renvoi.
La commande "Style référence croisée " permet
d'associer une feuille de style de caractères à l'index.
La commande "Entre entrées" permet
de placer une ponctuation après chaque entrées de page.
TABLE DES MATIÈRES
Nous souhaitons obtenir un résultat comme celui ci-dessous qui nous servira d’exemple. Certains mots doivent être mis en forme de façon à mieux organiser la table des matières; pour cela, on change la mise en forme des caractères ou des paragraphes des mots de la liste. Ainsi, la lecture de la table des matières sera plus aisée.
Comme vous pouvez le remarquer, les premiers mots (premier niveau) apparaissent en gras avec un corps de caractère plus grand que les mots de second niveau; ceux-ci sont en caractères plus petits, sans graisse, et s'affiche avec un décalage à gauche. On repère à droite des mots de seconds niveaux, le numéro de la page ou ils se trouvent. L'alignement des numéros est donc à droite.
Ce sont tous ces paramètres que nous allons spécifier via les feuilles de style puis ensuite, nous pourront générer la table des matières. Il faut donc être familiarisé avec la création des feuilles de style pour créer une table des matières.
La création des blocs
Le but dans la section suivante est de faire en sorte de créer une liste de mots sur différentes pages, qui devra faire parti de la table des matières.
Commencez par créez un nouveau document comportant 3 pages. Créez sur chaque page un bloc de texte.
Tapez dans le bloc de la page 1, cette liste de mots (Texte, Création, Aligner, Habiller); ces mots apparaîtront dans la table des matières.
Tapez dans le bloc de la page 2, cette liste de mots (Tableaux, Créer); ces mots apparaîtront également dans la table des matières mais afficheront une page différentes.
Le bloc de la page 3 nous permettra de générer la table des matières (avec les mots et leurs pages respectives).
À partir du moment ou nous avons la liste des mots devant faire parti de la table des matières, il nous faut la mettre en forme; dans notre exemple, on peut voir que les premiers mots de liste (mots de premiers niveaux), apparaissent en gras ainsi qu'avec un corps de caractère plus élevé que les mots de seconds niveaux (ceux-ci apparaissent en décalage par rapport à leur précédent et affichent leur numéro de page).
La création des feuilles de styles de paragraphe pour l'affichage des titres et application des styles
Le but dans la section suivante est de créer des styles qui seront utilisés pour la mise en forme des mots. On indiquera ensuite à la table des matières qu'elle ne devra prendre en compte que les mots issus d'un style particulier et non d'un autre.
Allez dans le menu Édition / Feuille de style > Effectuez un clic-maintient sur le bouton Créer et choisissez Paragraphe.
En haut de la fenêtre qui s'affiche, nommez votre feuille de style de paragraphe "Titre en Gras".
Pour faire en sorte que la feuille de style affiche des titres en gras, il faut associer en plus une feuille de style modifiant la graisse des mots. Dans la zone "Attributs de caractères", cliquez sur le bouton Créer. Nommez cette feuille de style de caractères "Caractères 14+gras". Spécifiez une police et un corps de 14 pt et cliquez sur la case "Gras".
Cliquez sur OK pour sortir de cette feuille. La fenêtre affiche alors 4 styles. Deux par défaut et les deux nouvellement créés.
Cliquez sur Enregistrer pour sortir de la feuille de style de paragraphe.
Allez dans le menu Écran / Afficher les feuilles de style. Dans la palette des styles, vous devrez retrouver à présent les deux feuilles Normale (créées par défaut) ainsi que votre feuille de style de paragraphe nommée "Titre en Gras" et associé à cette feuille, la feuille de style de caractère " Caractères 14+gras":
Dans le bloc de la page 1, sélectionnez le premier mot de la liste (Texte) puis, dans la palette de style, faites un clic sur le style "Titre en gras". Votre mot doit à présent être modifié avec un corps de 14 pt et s'afficher en gras. Faites de même pour le premier mot du bloc de la page 2.
Allez dans le menu Édition / Feuille de style > Effectuez un clic-maintient sur le bouton Créer et choisissez Paragraphe.
En haut de la fenêtre qui s'affiche, nommez votre feuille de style de paragraphe "Décalage".
Pour faire en sorte que la feuille de style affiche des mots avec un décalage, cliquez sur l'onglet Format. Dans la zone "Retrait gauche", spécifiez une valeur de 10 mm puis dans le menu " Alignement", choisissez l'option Droite. Vous créez ainsi une feuille de style qui décalera vos mots à gauche de 10 mm et dans la liste de la table des matières, les numéros de pages s'afficheront suivant un alignement à droite.
Cliquez sur OK pour sortir de cette feuille. La fenêtre affiche alors 5 styles. Deux par défaut ainsi que les deux précédemment créés puis le nouveau style "Décalage".
Cliquez sur Enregistrer pour sortir de la feuille de style de paragraphe.
Allez dans le menu Écran / Afficher les feuilles de style. Dans la palette des styles, vous devrez disposer à présent de deux feuilles Normale (créées par défaut), des deux feuilles précédemment créées (Titre en gras / Caractères 14 + gras) et la nouvelle feuille "Décalage":
Dans le bloc de la page 1, sélectionnez les mots de second niveau (Création, Aligner, Habiller) puis, dans la palette de style, faites un clic sur le style "Décalage". Vos mots doivent à présent être alignés à droite. Faites de même pour le second mot du bloc de la page 2.
La création de la liste et génération de la table des matières
Le but dans la section suivante est de faire en sorte que la table des matières prenne en compte les mots ayant un style particulier. Nous indiquerons donc que les mots ayant les styles Titre en gras et Décalage doivent apparaître dans la table des matières.
Entrer dans le menu Édition / Listes > Créer. Dans la zone du haut de la fenêtre, nommez la liste “Tables des matières”. Dans la partie gauche de la fenêtre, apparaissent les styles précédemment créés et les styles par défaut "Normal". Sélectionnez le style de caractère "Titre en gras". Cliquez sur la flèche pointant vers la droite. Le style passe dans la partie droite de la fenêtre. Dans cette partie de droite, il doit apparaître en bleu dans la liste (il est donc sélectionné).
À partir d’ici, il faut expliquer à quoi serviront les styles. Dans notre exemple, on veut voir les mots apparaissent suivant un ordre (les niveaux). Il faut donc définir qui sera en premier niveau, second etc. Cliquez sur la double flèche Niveaux.
Vous trouvez un menu local déroulant Niveaux. Les mots composés avec le style Titre gras doivent être affichés en premier dans la liste des mots; ils seront donc de niveau 1. Dans le menu local Numérotation, vous devrez définir comment se présenteront les mots dans la table des matières (avec ou sans numéros des pages) Dans notre exemple, nous avons choisis Texte uniquement pour les mots de premiers niveaux. Seuls les autres mots afficheront leur numéro de page.
Dans la zone Formatage, choisissez le style de paragraphe Titre Gras.
Maintenant, il faut définir le style des mots de second niveaux. Dans la partie gauche de la fenêtre, sélectionnez le style de paragraphe "Décalage". Il passe à droite. Niveau 2 cette fois-ci. Numérotation: Texte et n° de page. Formater: choisir le Style “Décalage”.
Cliquez sur OK pour sortir de la fenêtre de modification de style liste. Dans la fenêtre qui suit cliquez sur Enregistrer.
Allez dans le menu Écran / Afficher les listes. Vous allez trouvez la liste des mots que vous avez tapé dans les deux blocs. Cliquez sur Mettre à jour; cela permet de prendre en compte les mots composé des styles et également de mettre à jour les changements dans la liste des mots ou options de liste.
Allez dans le bloc de la page 3 et placez-y votre curseur texte. De la palette liste, cliquez sur Générer. La liste s’affiche à l’endroit ou vous avez positionné votre curseur.
Vous pouvez d'autres liste et les sélectionner à partie du menu local de la palette Nom de liste.
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